Должностная инструкция. Должностная инструкция должность: специалист по разрешительной документации Должностные обязанности сотрудников на предприятии
Экономическая эффективность бизнеса во многом зависит от эффективности использования имеющихся ресурсов.
Большое значение для нормального функционирования организации играют человеческие ресурсы. Этот факт трудно переоценить. А значит, необходимость эффективного использования человеческих ресурсов так же не вызывает сомнений. Так какие же инструменты необходимо задействовать для эффективного использования человеческих ресурсов?
Одним из основных документов, влияющих на успешное взаимодействие работодателя и его сотрудников, является должностная инструкция.
Итак, должностная инструкция - это внутренний документ организации, необходимый для эффективного управления персоналом вне зависимости от размеров компании.
Должностные инструкции определяют:
- должностные обязанности сотрудников,
- их права,
- обязанности,
- уровень ответственности,
- порядок взаимодействия с руководством и коллегами.
Ведь именно невыполнение обязанностей, предусмотренных в должностной инструкции сотрудника, может послужить обоснованным поводом к его увольнению.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
После того, как было принято решение о необходимости составления должностных инструкций, возникает вопрос о порядке разработки должностных инструкций.
При этом стоит обратить внимание на Письмо Роструда от 31.10.2007г. №4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников».
Роструд в своем Письме отмечает, что несмотря на то что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является:
- трудовая функция работника,
- круг должностных обязанностей,
- пределы ответственности,
- квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника.
Изменения в должностную инструкцию в таком случае могут быть внесены только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.
Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
При составлении должностных инструкций рекомендуется принять во внимание требования к оформлению документов, установленные Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р 6.30-2003 принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003г. №65-ст и распространяется на организационно-распорядительные документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).
Правила внутреннего трудового распорядка относятся к классу 0200000 и имеют кодовое обозначение 0252051.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает:
- состав реквизитов документов;
- требования к оформлению реквизитов документов;
- требования к бланкам документов.
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- код формы документа;
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- оттиск печати;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- идентификатор электронной копии документа.
Несмотря на то, что рекомендации по разработке должностных инструкций, указанные в Письме Минтруда от 13.03.1996г. №482-ВК не являются обязательными для коммерческих организаций, их можно использовать, как точку отсчета при разработке должностных инструкций компании.
Из вышеназванного письма можно сделать следующие извлечения:
1. Руководитель утверждает должностные инструкции:
- для своих заместителей,
- для руководителей структурных подразделений.
На основании типовых должностных инструкций руководитель структурного подразделения утверждает должностные инструкции по конкретным должностям в подразделении.
2. Должностные инструкции являются документами, призванными:
- содействовать правильному подбору и расстановке кадров,
- повышению их деловой квалификации,
- разделению труда между руководителями и специалистами,
- оценке служащего при проведении аттестации сотрудников при приеме их на работу в порядке назначения или по конкурсу.
- обязанности по должности,
- должностные положения,
- необходимые знания для занятия должности,
- квалификационные требования.
3.2. Должностные полномочия содержат основные должностные права, которыми в пределах своей компетенции сотрудник может пользоваться при выполнении возложенных на него должностных обязанностей.
3.3. В разделе о необходимых знаниях для занятия соответствующей должности должны содержаться основные требования, предъявляемые к сотруднику в отношении специальных знаний, а так же знания:
- нормативных актов,
- положений,
- инструкций,
- других нормативных документов применительно к исполнению должностных обязанностей.
В письме Минтруда так же приводятся содержатся примерные должностные инструкции:
- Начальника департамента (управления).
- Начальника отдела в составе департамента (управления).
- Главного специалиста.
Соответственно, необходимо проанализировать предложенный подход и вычленить те пункты, которые подходят конкретно Вашей организации.
ПЛАН СОСТАВЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
При составлении должностных инструкций необходимо помнить, что каждая должностная инструкция должна содержать четкое описание требований, предъявляемых к конкретному сотруднику.
Однако, все таки можно и нужно применить к составлению инструкций «шаблон», для более быстрого и полного ее составления.
Для этого можно использовать следующий план составления должностной инструкции, состоящий из 6 пунктов:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
В этом разделе может указываться следующая информация:
1.1. Название подразделения организации, к которому относится сотрудник.2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ1.2. Название занимаемой должности.
1.3. Порядок подчинения сотрудника его непосредственному руководителю. Указывается должность руководителя.
1.4. Порядок подчинения сотруднику его подчиненных. Указываются должности подчиненных.
1.5. Порядок замещения и исполнения обязанностей сотрудника во время его отсутствия на рабочем месте. Указываются должности сотрудников, его заменяющих и документ, на основании которого происходит замещение сотрудника.
1.6. Порядок рабочего времени. Указывается режим рабочего времени или документ, в соответствии с которым этот режим определяется.
1.7. Требования, предъявляемые к сотруднику, занимающему должность. Указывается требуемый уровень образования (например - высшее профессиональное, среднее профессиональное). Так же может быть указан требуемый профессиональный опыт (например - не менее 3х лет в аналогичной должнсоти).
1.8. Документы, которыми назначают на должность и снимают с должности (Приказ, Решение учредителей и пр.).
1. 9. Законодательные акты и внутренние документы, которыми должен руководствоваться сотрудник, занимающий должность.
В данном разделе указываются требования, предъявляемые к квалификации сотрудника, занимающего соответствующую должность.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Основной раздел любой должностной инструкции.
Он содержит информацию о функциях сотрудника, его целях и задачах.
Здесь перечисляются все те трудовые обязанности, которые должен выполнять сотрудник на занимаемой им должности.
При этом не следует чрезмерно перегружать должностную инструкцию особенно подробными описаниями, каким образом сотрудник должен исполнять свои функции.
4. ОТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И ОТВЕТСТВЕННЫМИ ЛИЦАМИ КОМПАНИИ
В данном разделе необходимо отразить информацию, имеющую значение при взаимодействии сотрудника с другими подразделениями компании и ответственными лицами.
Указывается порядок и особенности такого взаимодействия (например - права сотрудника, предоставленные ему в связи с его должностным положением).
5. КРИТЕРИИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТРУДА
Этот раздел дает представление о том, по каким именно критериями будет оцениваться эффективность деятельности сотрудника его руководством.
6. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Этот раздел содержит ту информацию, которую работодатель посчитает нужным включить в должностную инструкцию и которая не нашла отражения в других разделах.
Так, например, в этом разделе может указываться порядок внесения дополнений и изменений в данную должностную инструкцию.
СОГЛАСОВАНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
После составления должностной инструкции необходимо ее согласование с руководством, сотрудником, юридической службой и ответственными лицами подразделений компании.
Юридический отдел выполняет техническое согласование должностной инструкции.
Согласование с юристами должностных инструкций необходимо для того, чтобы установить соответствие положений, в них содержащихся, требованиям действующего трудового законодательства, а так же положениям трудовых договоров, заключенных с сотрудниками.
Положения, содержащиеся в должностных инструкциях не должны ухудшать положение работника по сравнению с действующим законодательством. Кроме того, необходимо исключить противоречия между положениями инструкции и трудового договора.
В случае отсутствия в организации юридической службы, функции технического согласования должностных инструкций могут быть возложены на сотрудников кадровой службы или, что уже стало традиционным в небольших компаниях, на сотрудников бухгалтерии.
После проведения технического согласования должностной инструкции, она предоставляется для ознакомления сотруднику компании, занимающему соответствующую должность.
В случае, если сотрудник не имеет возражений по форме и существу данной инструкции, можно переходить к третьему этапу согласования.
На третьем этапе должностную инструкцию необходимо согласовать с руководством и ответственными лицами подразделений компании.
Это необходимо для того, чтобы исключить дублирование трудовых функций сотрудника, а так же для информирования ответственных лиц других подразделений компании о порядке взаимодействия.
После окончательного согласования должностной инструкции, она утверждается руководителем организации и подписывается сотрудником компании.
На первом листе должностной инструкции ставится отметка об ее утверждении. Указывается название компании, ФИО руководителя, дата утверждения инструкции, проставляется подпись руководителя.
Подписанная и утвержденная инструкция нумеруется и заверяется печатью организации.
Подпись сотрудника и дата ознакомления с инструкцией, обычно проставляются в конце должностной инструкции и подтверждают его ознакомление и согласие с ее положениями. Так же к должностной инструкции может быть составлен лист ознакомления. Тогда сотрудник подписывается на этом листе.
Требования, предусмотренные должностной инструкцией, являются обязательными для сотрудника с даты его ознакомления с инструкцией под роспись и до перемещения на другую должность или увольнения.
Обратите внимание: Работодатель обязан ознакомить сотрудника с должностной инструкцией до подписания с ним трудового договора .
Факт ознакомления сотрудника с инструкцией может быть зафиксирован в его трудовом договоре.
Обычно должностная инструкция составляется в нескольких экземплярах. Один из них выдается на руки сотруднику, второй - хранится в личном деле сотрудника в кадровом отделе или бухгалтерии компании.
Копия должностной инструкции сотрудника так же может находиться у его непосредственного начальника.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее на новую должностную инструкцию.
К нашей статье мы прилагаем пример должностной инструкции главного бухгалтера организации.
Должностная инструкция - это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Предназначение должностной инструкции
Должностная инструкция выполняет следующие задачи:
установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);
определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);
установление пределов ответственности работника.
Таким образом, главное предназначение должностной инструкции - определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.
Для каких целей используется должностная инструкция
Используя должностную инструкцию работодатель может:
доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
распределить трудовые функции между работниками;
оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;
оценить качество выполнения работником трудовой функции;
доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
доказать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.
Форма представления должностной инструкции
Должностная инструкция работника может быть представлена в двух вариантах:
1. Типовая должностная инструкция по конкретной должности, т.е. универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.
При использовании этого варианта должностные обязанности работника в трудовом договоре должны быть аналогичны тем, которые перечислены в типовой должностной инструкции.
2. Должностная инструкция составляется отдельным документом (с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору. В таком случае в основном тексте договора может отсутствовать перечень должностных обязанностей, однако необходима ссылка на данное приложение.
Разделы должностной инструкции
Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:
-
ответственность;
взаимосвязи.
общие положения;
основные задачи и функции;
обязанности;
Общие положения
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» указываются:
Должность в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:
Название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;
Порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;
Порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
Требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации;
Требования к знаниям работника;
Перечень нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. В этот перечень включаются:
действующее законодательство РФ;
локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника;
приказы и распоряжения руководителя организации;
непосредственно должностная инструкция;
другие документы.
Основные задачи и функции
Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции указывается основная задача работника в данной должности, участок работы.
Обязанности
В разделе «Обязанности» должностной инструкции указываются условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.
Например, работник должен соблюдать:
установленные сроки подготовки документов;
этические нормы общения в коллективе;
правила внутреннего трудового распорядка;
конфиденциальность служебной информации.
Права
В разделе «Права» описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав.
В этом разделе указываются право работника:
на самостоятельное принятие решений;
на получение информации, в том числе конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;
требовать выполнения определенных действий, давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;
визировать, согласовывать и утверждать документы конкретных видов.
Ответственность
В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и других локальных нормативных актов работодателя, за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.
Согласно Трудовому кодексу РФ ответственность бывает материальной, дисциплинарной, административной и уголовной.
Взаимосвязи
В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.
Порядок утверждения должностной инструкции
Должностные инструкции разрабатываются отделом кадров и подписываются руководителем службы делопроизводства.
При этом должностные инструкции могут быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений, в которых работает сотрудник.
После этого должностные инструкции утверждает руководитель организации.
После утверждения должностной инструкции с ней следует ознакомить работника, принимаемого на должность (профессию).
Свою подпись работник может поставить:
- иными способами, принятыми в организации и не противоречащими законодательству.
на отдельном листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью инструкции;
в специальном журнале ознакомления с должностными инструкциями по форме, утвержденной в организации;
на самой инструкции в соответствующей графе;
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .
Должностная инструкция: подробности для бухгалтера
- Перевод по медицинским показаниям: пошаговая процедура
Шаг 4. Ознакомление работника с должностной инструкцией и локальными актами Если работник... все оформить, ознакомьте его с должностной инструкцией по новой должности ииными локальными... о переводе После ознакомления с должностной инструкцией и локальными актами оформите с... Работника устанавливаются в соответствии с должностной инструкцией медицинского регистратора на весь срок...
- Как оформить работнику допуск к государственной тайне
Прописано в трудовом договоре либо должностной инструкции работника, что у него должен... прописано в трудовом договоре либо должностной инструкции работника, что у него должен...
- Обзор судебной практики по налогам и трудовым спорам с 15 октября по 15 декабря 2019 года
Аналогичное требование было установлено в должностной инструкции и локальных актах. Суд подчеркнул... сторону организации. Работник нарушил условия должностной инструкции и локальных нормативных актов, в... правового инспектора труда. В его должностную инструкцию добавили обязанности технического инспектора. Работник...
- Внедрение новых профстандартов – повод для увольнения?
Функции работников, которые прописаны в должностных инструкциях Обратите внимание: при введении... на соответствие или несоответствие им должностных инструкций. Положения профстандартов являются критерием... объективности и правомерности вносимых в должностную инструкцию изменений. Ростовский областной суд... указал, что закрепленная новой должностной инструкцией функция по организации работы учреждения... , заключении трудовых договоров, разработке должностных инструкций и установлении систем оплаты труда...
- Нюансы выполнения дополнительной работы
Отражено в штатном расписании и должностной инструкции. Бывает, что исполнение обязанностей... отсутствующего работника установлено должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора... со схожей трудовой функцией, предусмотренной должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора... тех же должностных обязанностей, установленных должностной инструкцией или квалификационными справочниками (профессиональными стандартами...
- Как уволить сотрудника, который не исполняет свои должностные обязанности
Актов, действующих у работодателя: ПВТР, должностной инструкции, приказов руководства организации, технических правил... документ, конкретизирующий трудовую функцию работника. Должностная инструкция не является обязательным локальным нормативным... ситуациях. Очень часто при составлении должностной инструкции используются обтекаемые формулировки: «осуществлять обзвон... должностных обязанностей работниками требует: Наличия должностной инструкции (или подробно описанных должностных обязанностей...
- Если работник трудится дистанционно
Договором, а другим документом, например должностной инструкцией или локальным актом организации, уволенный... предусмотрено не трудовым договором, а должностной инструкцией. Работодатель считал, что она является... договора. Однако суд сделал вывод: должностные инструкции с учетом их содержания, порядка... № 33-7310/2017). Обратите внимание: Должностная инструкция будет неотъемлемой частью трудового договора... и требований к работнику. Если должностной инструкцией установлены основания увольнения, они не...
- Как отказывать кандидатам, чтобы вас не засудили
Должность в штатном расписании, составить должностную инструкцию с ориентацией на принятые профессиональные... и должностная инструкция должны быть закреплены соответствующими приказами. Следует помнить, что должностная инструкция должна... . Оценка проходила в соответствии с должностной инструкции «Дворник», утвержденной Генеральным директором 11 ... 11.11.2000 «Об утверждении должностных инструкций»), Постановлениями Пленума Верховного Суда РФ...
- Нетактичное поведение сотрудника
В трудовом или коллективном договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах. Причем сотрудника... значение для выполнения работы, в должностных инструкциях, правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР... соблюдению отдыхающими санаторного режима. В должностной инструкции воспитателя в детском саду могут... служить указание в трудовом договоре, должностной инструкции или иных документах о том...
- Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь
Которым требует использования сотовой связи Должностная инструкция работника Обоснование использования сотовой связи... сотовой связи подтверждается следующими документами: должностной инструкцией, в которой указывается, при исполнении...
- Можно заключить договор с организацией о ведении бухгалтерского учета, передав ей право подписи документов?
Актами следует руководствоваться при разработке должностной инструкции бухгалтера при процедуре передачи дел...
- Основы делопроизводства в учреждении. Требования к оформлению документов
По распорядительной деятельности организации 0252051 Должностная инструкция 0252111 Положение о структурном подразделении...
Образцы некоторых инструкций установлены нормативными правовыми актами. Как составить должностную инструкцию в учреждении, если для нее не предусмотрена типовая форма, как ее разработать и утвердить, как внести изменения? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.
Роль должностной инструкции
В Трудовом кодексе не уделяется внимания должностной инструкции, однако о ней часто упоминается в письмах Роструда. Определим, что представляет собою эта инструкция и так ли уж она нужна.
Согласно Современному экономическому словарю должностной считается инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. А в Письме Роструда от 09.08.2007 № 3042‑6‑0 говорится, что должностная инструкция - это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.
Должностная инструкция необходима и работодателю, и работнику. Ее следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Обратите внимание, что инструкция разрабатывается именно для конкретной должности, а не для конкретного работника.
Согласно указанному письму отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях мешает работодателю обоснованно отказать в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между сотрудниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Внесем ясность в данную формулировку. В соответствии со ст. 64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора, то есть отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника. Под деловыми качествами согласно Постановлению Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, определенный уровень образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Таким образом, наличие должностной инструкции позволит обоснованно отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации.
Согласно ст. 71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, должностная инструкция, где перечислены обязанности, которые должен был выполнять работник, может стать основанием для его увольнения как не выдержавшего испытание.
В силу ст. 192 ТК РФ дисциплинарный проступок - это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Таким образом, прежде, чем привлечь работника к дисциплинарной ответственности, работодатель должен обратиться к должностной инструкции.
Кроме этого, в должностной инструкции предусматривается возможность замещения работником другого, отсутствующего работника, например, когда заместитель начальника отдела временно исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия или врач одной специализации замещает должность врача другой специализации.
В организации также могут быть работники, занимающие одинаковые должности, но имеющие разные оклады. Это неправильно, поскольку в соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель должен обеспечить равную плату за труд равной ценности. И в этом случае именно должностные инструкции будут доказательством того, что права работников не нарушены. Для этого в инструкциях следует отразить показатели качества труда, влияющие на заработную плату: разные должностные обязанности, разный объем выполняемой работы, квалификационные требования и др. (Но все же во избежание сложностей с контролирующими органами в названия одинаковых должностей рекомендуем вводить слова «старший», «ведущий» и т. п.)
Должностные инструкции также помогают обосновать некоторые расходы - транспортные (для лиц, чья работа имеет разъездной характер), на сотовую связь и т. п. Большое значение имеют инструкции в случаях привлечения работников по гражданско-правовым договорам для выполнения задач, которые не входят в должностные обязанности штатных сотрудников.
Таким образом, основными целями создания должностных инструкций являются:
- четкая и подробная формулировка трудовой функции работников;
- определение необходимой квалификации работников;
- установление обязанности работников повышать квалификацию;
- определение порядка взаимодействия работников;
- обоснование привлечения к дисциплинарной ответственности;
- обоснование возмещения транспортных или других расходов.
Некоторые работодатели ограничиваются тем, что указывают трудовую функцию (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации) в трудовом договоре, даже не прописывая должностные обязанности. При этом работодатель ссылается на существование тарифно-квалификационных справочников, в которых установлены требования к различным категориям работников. И это не будет нарушением трудового законодательства. Но, используя должностные инструкции, работодатель облегчает жизнь в первую очередь самому себе, ведь преимущества, как говорится, налицо.
Порядок разработки должностной инструкции
При разработке должностных инструкций можно воспользоваться Рекомендациями , утвержденными Приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552 . Руководством по оформлению и структурированию инструкций послужит ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .
В состав реквизитов должностных инструкций должны включаться наименование организации и наименование документа, дата и номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись разработчика и визы согласования.
За основу квалификационных характеристик каждой должности применяются следующие нормативные акты:
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 ;
- Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих , утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9 ;
- Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.07.2010 № 541н ;
- другие квалификационные справочники по различным отраслям и видам деятельности.
При этом с учетом специфики организации форма, структура и содержание инструкции могут иметь свои особенности.
Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов:
1. Общие положения. Включают в себя:
- функциональное назначение документа. Например: «Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права, обязанности, ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) работника, критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности»;
- категория, к которой относится должность (руководители, специалисты, рабочие или др.);
- порядок назначения и освобождения на должность (кем работник назначается, принимается ли по конкурсу);
- подчиненность работника: кому он подчиняется и кто находится в его подчинении;
- порядок замещения во время его отсутствия и должности, которые он может замещать;
- квалификационные требования (образование, стаж работы, навыки, дополнительные сведения);
- чем должен руководствоваться в своей деятельности;
- - документы, знание которых является обязательным.
2. Должностные обязанности. Раздел включает в себя описание конкретных ежедневных, еженедельных, ежемесячных и т. д. обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках возложенных на него функций, а также обязанности, предполагающие использование определенных форм и методов работы, порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
3. Права работника. Приводится перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей, которые вытекают как из функций организации, так и из функций структурного подразделения. К таким правам, например, относятся следующие: принимать решения в соответствии с должностными обязанностями, принимать участие в разработке различного вида программ, вносить предложения по совершенствованию рабочего процесса, повышать свою квалификацию.
4. Связи по должности. Перечисляется круг лиц, с которыми работник взаимодействует, осуществляя трудовую деятельность, указывается функциональное и линейное подчинение или руководство, в том числе сроки и порядок предоставления информации, порядок подписания и согласования документов и др.
5. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником своих должностных обязанностей согласно трудовому законодательству. В данном разделе могут перечисляться конкретные виды нарушений, за которые применяются конкретные виды ответственности. Прописывая меры ответственности, нужно делать ссылку на статью соответствующего нормативного правового акта - ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ или УК РФ.
6. Оценка работы. Здесь устанавливаются:
- критерии оценки деловых качеств работника, такие как квалификация, профессиональная компетентность, интенсивность труда, проявление инициативы;
- критерии оценки работы - результатов, достигнутых работником при исполнении должностных обязанностей, качества выполненной работы, своевременности ее выполнения и т. п. При этом оценка деловых качеств и результатов работы проводится на основании как объективных показателей, так и мотивированного мнения непосредственного руководителя.
7. Заключительные положения. В этом разделе может быть прописан порядок вступления данного документа в силу, внесения в него изменений и т. д.
Отметим, что работодатель не может включать в должностную инструкцию положения, не установленные Трудовым кодексом, в частности, дополнительные основания увольнения работника. В Письме Роструда от 30.11.2009 № 3520‑6‑1 (далее - Письмо № 3520-6-1 ) было дано разъяснение, что положение о возможности увольнения по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию, не является предметом должностной инструкции, поскольку не относится к трудовой функции работника.
Как правило, должностные инструкции разрабатываются сотрудником отдела кадров совместно с руководителем структурного подразделения.
Инструкция может иметь форму отдельного документа или приложения к трудовому договору. Мы рассматриваем должностную инструкцию как отдельный документ, поскольку такая форма более удобна и чаще применяется на практике.
Согласование должностной инструкции
Итак, первоначально разрабатывается проект инструкции. Затем он, как правило, согласовывается с юридическим отделом, проходя проверку соответствия законодательству, с финансовой службой и другими подразделениями организации, с которыми сотрудник, занимающий данную должность, будет взаимодействовать. Мнение согласовывающих лиц может быть зафиксировано на листе согласования, прилагаемом к инструкции, с учетом которых в нее в последующем вносятся (не вносятся) изменения. После внесения изменений инструкция вновь проходит процедуру согласования.
Может возникнуть вопрос: а нужно ли должностные инструкции согласовывать с профсоюзным органом, если он есть? В силу ст. 8 ТК РФ в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такового). Но является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Поскольку Трудовой кодекс не дает определения, что конкретно относится к данным актам, мнения специалистов по этому вопросу расходятся: одни считают, что если должностная инструкция является отдельным документом, а не приложением к трудовому договору - то это локальный нормативный акт, другие называют должностную инструкцию «подлокальным» нормативным актом, по разъяснению же Роструда должностная инструкция - это внутренний организационно-распорядительный документ (Письмо № 3520‑6‑1 ).
В любом случае ни ТК РФ, ни другими федеральными законами и нормативными правовыми актами согласование должностных инструкций с представительным органом работников не установлено. И если коллективным договором или соглашением это не предусмотрено - согласование не требуется.
Итак, после утверждения инструкции руководителем она заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации должностных инструкций. Оригинал инструкции обычно хранится в отделе кадров, а заверенная надлежащим образом копия - у руководителя подразделения.
Вводить инструкцию в действие приказом руководителя не нужно, если только при изменении ее положений не придется вносить изменения в трудовой договор. Но об этом позже.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией. Если работник знакомится с инструкцией до подписания трудового договора, в договоре необходимо предусмотреть строку «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен», под которой работник ставит подпись. Если же инструкция вступила в силу в период трудовой деятельности, факт ознакомления фиксируется в листе ознакомления, который прилагается к инструкции и заверяется подписью работника с указанием даты. В обоих случаях копия инструкции передается работнику. Если работник отказывается подписывать инструкцию, составляется соответствующий акт.
Вносим изменения в инструкцию
В процессе деятельности организации постоянно происходят какие‑либо изменения: кадровые, структурные, в производственном процессе и т. п. Зачастую такие изменения отражаются на функциональных обязанностях работников, установленных должностной инструкцией. Тогда возникает необходимость внести в нее изменения. Как правильно это сделать?
Прежде всего отметим, что инициировать внесение изменений может любое заинтересованное лицо: работодатель, руководитель структурного подразделения, в котором работает работник, руководитель подразделения, которое взаимодействует с работником, и, наконец, сам работник.
Предложение оформляется в виде заявления работника, предложения работодателя или служебной записки начальника отдела. Если сторона, которой было направлено предложение, согласна на такие изменения, остается их только оформить. Здесь важно определить, повлекут ли изменения должностной инструкции изменения должностных обязанностей, которые, в свою очередь, могут повлечь изменение трудовой функции работника, определенной трудовым договором. Поскольку при изменении трудовой функции работника должен осуществляться перевод его на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ ). А перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ .
Таким образом, работодатель не может в одностороннем порядке изменить должностные обязанности работника или дополнить инструкцию новыми обязанностями. Это возможно только в порядке ст. 72 ТК РФ - заключается письменное соглашение сторон, о чем работник предупреждается заранее. В Письме Роструда от 31.10.2007 № 4412‑6 по этому поводу говорится следующее: внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию . Кроме этого, в письме разъясняется, что если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно одновременно вносить изменения в договор и инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если же должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Например, когда требуется уточнить или конкретизировать некоторые обязанности работника: вместо «обеспечивать сохранность документов» - «хранить документы в специальном шкафу, выдавать на основании служебной записки» и т. п.
Должностной регламент
Говоря о должностной инструкции, нельзя не отметить категорию работников, для которых документ, устанавливающий должностные обязанности, является обязательным. Это гражданские служащие, а называется такой документ должностным регламентом. Он является основным нормативным документом, регламентирующим содержание и результаты деятельности государственного служащего. В нем содержатся требования, предъявляемые к служащему, замещающему соответствующую государственную должность. Должностные регламенты призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами при выполнении ими задач, определенных положением об органе, структурном подразделении, а также используются при оценке результатов служебной деятельности государственного служащего.
Согласно ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа. В данной статье установлены конкретные положения, которые должны включаться в должностной регламент:
- квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
- должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;
- перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
- перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
- сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
- порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
- перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
- показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
Результаты исполнения служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, включении служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.
Примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой. Например, должностной регламент государственного гражданского служащего таможенного органа РФ утвержден Приказом ФТС РФ от 11.08.2009 № 1458 .
Подводя итог, отметим: несмотря на то, что отсутствие должностных инструкций не является нарушением трудового законодательства и не влечет для работодателя никакой ответственности, не стоит пренебрегать данным документом. Лучше затратить немного сил и времени на его разработку, причем не ограничиваться образцами типовых инструкций, а подойти к этому процессу со всей серьезностью и ответственностью. Это позволит оградить себя от многих ненужных проблем и споров с контролирующими органами.
Современный экономический словарь / Б. А. Райзберг, Л. Ш. Лозовский, Е. Б. Стародубцева. - М.: ИНФРА-М, 2006.
«О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».
«Об утверждении Положения о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета РФ по охране окружающей среды».
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ДОЛЖНОСТЬ: СПЕЦИАЛИСТ ПО РАЗРЕШИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ДАННОЙ ДОЛЖНОСТИ :
Работа с документацией в целях получения разрешений, лицензий и согласований на ведение производственной, строительной и коммерческой деятельности.
1. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ (прямые обязанности, отчетность, обучение):
1.1. Координирует процесс получения разрешений, лицензий и проведения согласований со службами федерального, городского и окружного уровня.
1.2. Отслеживает исполнение договоров, проектных работ , связанных с развитием компании, по поручению непосредственного руководителя.
1.3. Оказывает помощь в сопровождении и мониторинге плановых и внеплановых проверок со стороны государственных контролирующих органов.
1.4. Контролирует исполнение предписаний государственных контролирующих органов соответствующими отделами компании.
1.5. Осуществляет подготовку документации, корреспонденции, договоров и запросов для государственных организаций.
1.6. Формирует и обновляет архив разрешительной документации компании.
1.7. Оказывает административную поддержку непосредственному и вышестоящему руководителю.
1.8. Соблюдает правила внутреннего трудового распорядка, нормы и инструкции по охране труда и противопожарной безопасности.
2. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ (согласно нормам трудового и гражданского законодательства)
Несет ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией , в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации .
Несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Несет ответственность за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
3.1. Внутренние контакты (внутри компании):
Старший управленческий персонал;
Сотрудники компании.
3.2. Внешние контакты (вне компании):
Федеральные государственные органы;
Городские государственные органы;
Надзорные органы (в области строительства, экологического и санитарного контроля, охраны труда и т. д.);
Лицензирующие и регистрирующие органы.
4. ТРЕБОВАНИЯ К ДОЛЖНОСТИ
4.1. Образование (какое образование необходимо работнику для данной должности):
Высшее образование (лингвистическое, экономическое или юридическое).
4.2. Опыт работы (какой и продолжительность):
Опыт работы в аналогичной должности от двух лет.
4.3. Необходимые навыки (укажите конкретные навыки и уровень владения ими):
Навыки организационной и административной работы;
Хорошее знание компьютерных программ (Microsoft Office, MS Word, MS Excel, MS Power Point);
Высокое чувство ответственности, инициативность, справедливый и честный подход к решению проблем, способность определять приоритеты и работать по всем задачам профессионально;
Эффективные навыки общения, позволяющие работать с представителями различных национальностей.
4.4. Должен знать (нормативные акты , законы и т. д.):
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
Этику делового общения;
Порядок ведения деловой переписки;
Состав информации, являющейся государственной, служебной и коммерческой тайной , порядок ее защиты и использования;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда.
